「ケアプランデータ連携システム」は2023年4月20日に本稼働を始めました。厚生労働省が推進しており、前向きに導入しようとする介護事業者が増えています。一方、どのようなシステムかイメージできず、利用したほうが良いのか判断しづらいケースも多いでしょう。そこで本記事では、最初にケアプランデータ連携システムの概要を紹介し、さらに導入方法やメリット、注意点も詳しく解説します。

ケアプランデータ連携システムとは

1.ケアプランデータ連携システムの概要

ケアプランデータ連携システムとは、介護サービス事業所と居宅介護支援事業所をつなぐ共通の情報連携基盤です。インターネットを介して、両者が必要とするデータの送受信が行われます。具体的には、毎月やり取りする居宅サービス計画書やサービス利用票など、業務に用いる書類をデータ化したものが対象です。国民健康保険中央会が厚生労働省から委託を受け、システム構築の中心的な役割を担いました。すでに開発は完了しており、2023年4月20日から運用がスタートしています。

上記のように、データの送受信がケアプランデータ連携システムの主要な機能です。しかし、これはあくまでも稼働開始直後の仕様にすぎず、これからシステムを拡張していく見通しとなっています。データ連携対象検索や介護ソフト連携、送信代行といった多様な機能が実装される予定です。なお、2023年9月時点では、ケアプランデータ連携システムの利用は義務付けられていません。ただし、介護保険などに関して、法的に優遇する制度が設けられる可能性もあります。そうなった場合、義務化されなくても、多くの介護事業者が導入を検討することになるでしょう。

2.ケアプランデータ連携システムの導入方法

ケアプランデータ連携システムを導入するには、インターネット環境とそこで使えるパソコンを用意しなければなりません。パソコンのOSがWindows10以降であることも条件となっています。それだけでなく、データの送受信に使われる介護ソフトのインストールも必要です。さまざまな介護ソフトが販売されていますが、厚生労働省のケアプラン標準仕様に適合している製品だけが対象となります。また、これらの準備とは別に導入の申請も必要です。

ケアプランデータ連携システム専用のWEBサイトがあるので、オンラインの手続きをそこで済ませます。申請が通った場合は、国民健康保険中央会のWEBサイトでクライアントソフトのインストールが可能です。なお、ケアプランデータ連携システムの利用にあたり、電子証明書の発行も求められます。まだ入手していないなら、電子請求受付システムのWEBサイトで申し込みましょう。発行通知が送られてくると、そのWEBサイトで電子証明書をダウンロードできます。

3.ケアプランデータ連携システムのメリットと注意点

業務効率化やコスト削減をはじめとして、ケアプランデータ連携システムは魅力的な効果を期待できます。一方、利用料金や教育の手間が発生するなど、事前に知っておいたほうが良いポイントも少なくありません。ここからはケアプランデータ連携システムのメリットを解説し、具体的な注意点も紹介するので確認しておきましょう。

3-1.メリット

ケアプランデータ連携システムを利用すれば、FAXや郵送によるケアプランの受け渡しが不要になります。システム上でデータを直接やり取りするため、飛躍的な業務効率化を見込めるうえに、人件費や印刷費といったコストの削減も可能です。高度なセキュリティ対策が実装されているので、安全面においても大きなメリットがあります。漏えいの心配をせずに重要なデータを扱えますし、メールの使用時に起こりがちな誤送信の防止も容易です。

なお、データの形式はシンプルなCSVで、それを介護ソフトに取り込むだけで情報を反映できます。よって、手作業による転記は必要なく、写し間違いなどのヒューマンエラーを減らせることも魅力です。また、異なる事業者間で利用者のケアプランをスムーズに共有できます。利用者の状態やケアプランの把握に関して、正確性が著しく高まることも見逃せないメリットです。

3-2.注意点

ケアプランデータ連携システムは、国が無償で提供してくれるわけではありません。1事業所ごとに利用料が年間2万1000円（税込）かかり、複数の事業所を運営している場合も同様です。割引などの制度はなく、事業所ごとにこの金額を支払います。また、電子証明書の発行手数料として、3年単位で1万3200円（税込）が必要です。さらに、厚生労働省のケアプラン標準仕様に対応した介護ソフトのコストも発生します。こちらの利用料の相場は1カ月あたり月5000～3万円ぐらいです。

その他の注意点として、ケアプランデータ連携システムの登録が挙げられます。送信者と受信者の両方が申し込まねばならず、片方だけが手続きをしても使えません。よって、居宅介護支援事業所や介護サービス事業所など、自分たちの相手方の意向や対応を事前に把握することも不可欠です。なお、職員に新しいシステムの使い方を習得させるため、教育の手間がかかります。慣れるだけでも相応の時間が必要なので、最大限の効果をいきなり得るのは難しいと認識しておきましょう。

ケアプランデータ連携システムで介護現場の効率化を目指そう

ケアプランデータ連携システムにより、ケアプランの面倒なやり取りを効率化し、人件費や印刷費などのコストも削減できます。最初に教育の手間がかかるとはいえ、長期的に運用するならメリットのほうが大きいです。ただし、システムの利用料が発生するので、少しでも節約したい介護事業者は導入しにくいかもしれません。資金面で困っているなら、介護事業を専門とする資金繰りサービス「リコーリース」に気軽に相談してみましょう。