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介護における電子申請・届出システムとはなにか？概要や課題を解説
介護サービスは煩雑な書類のやり取りが必要なため、苦労している介護事業者や介護従事者も少なくありません。書類のやり取りに関する負担を減らすために登場したのが「電子申請・届出システム」です。とはいえ、どのようなサービスかよく分からない人もいるでしょう。そこで、本記事では介護事業における電子申請・届出システムの概要や現段階での課題について解説します。
電子申請・届出システム, 介護
1.電子申請・届出システムの概要
電子申請・届出システムについて聞いたことがあっても、詳しく知らない人もいるでしょう。そこで、この段落では電子申請・届出システムの目的や主な機能、導入時期などについて解説します。
1-1.目的
電子申請・届出システムを導入・運用する目的は、介護サービス事業所・自治体の双方の文書負担を軽減することです。システムを導入すれば、直接的な対面を伴わないシンプルな方法で文書をやり取りできるようになります。従来から行われてきた面倒な紙の書類の提出や郵送、メールによる連絡などを廃止することが可能です。自治体職員と対面することなく、介護サービス事業所内にあるパソコンを通して手続きが行えることから、新型コロナウイルスの感染リスクの低下も期待できます。
厚生労働省では、2022年9月末のシステム運用に関する局長通知においても、システムを準備中で運用できない自治体は、介護サービス事業所の事務負担が軽くなるメールなどによる提出方法を選ぶよう明記しています。介護サービス事業所が特に希望する場合は、持参や郵送で書類を提出しても構いません。
1-2.主な機能
電子申請・届出システムは、すでに稼働している「介護サービス情報公開システム」を改修して構築されました。メイン機能は、事業所の指定申請や変更届出、更新申請などの手続きです。各介護サービス事業所は、必要な書類ファイルを添付してデータを送信することで、自治体に出向いたり郵送したりすることなく、申請や届出の手続きを行うことができます。また、各介護サービス事業所は、システムを通して自分たちが行った申請や届出の進捗状況を確認することも可能です。どこまで進んだか分からないまま、結果を待ち続ける必要がありません。
自治体側では、事業所が提出した書類やファイルを確認し、内容に不備がある場合はコメントをつけて差し戻すことが可能です。システムを通すことで、不備があった書類を郵送で事業所に返し、訂正して送り返してもらうケースと比べ、処理速度が格段に早くなります。
厚生労働省では、システムの手続き機能がスムーズに働くよう、これまで介護文書の簡素化・標準化を進めてきました。なお、電子申請・届出システムはクラウド・コンピューティングで利用できるため、各事業所はハードウェアやソフトウェアを購入したりパソコンにデータを読み込んだりする必要はありません。
1-3.導入時期
電子申請・届出システムの導入時期は、自治体によってさまざまです。運用自体は、2022年10月に開始しています。ただし、厚生労働省の発表によると、第1期にあたる2022年10月に運用を開始したのは33自治体のみとのことでした（2022年7月1日調査時点）。全国の自治体の数は1700を超えるため、初期から開始した数は非常に少ないといえます。今後は、2023年5月に第2期が、2023年10月に第3期が順次運用を開始する予定です。
政府は、遅くとも2025年には電子申請・届出システムの原則化実現を目指すと述べていますが、自治体内部でさまざまな準備・調整が必要であり、環境が整わなければ開始できません。システムが全自治体に普及するまでには、かなりの時間が必要になるでしょう。
2.電子申請・届出システムの課題
自治体、介護サービス事業所の双方の事務負担軽減が期待でき、さまざまなメリットがある電子申請・届出システムですが、開始や運用にあたってはいくつか課題があります。2022年10月に運用が開始されているものの、自治体の受け入れ状況はあまり進んでおらす、導入に向けて準備や調整を行っている段階です。
電子申請・届出システムでのオンライン申請を可能にするためには、自治体で採用している業務の運用方法を見直さなければいけません。業務運用の見直しでは、公式サイトの内容や様式の変更を含めた業務手順の刷新や手数料徴収方法の変更を検討する必要があります。手続きの際に必要な添付資料を提出する方法も、再検討する余地があるでしょう。さらに、システムを利用するにあたっては、最初にこまごまとした初期設定が必要です。
政府は、各自治体に対してさまざまな形でサポートを行い、早期導入を促そうとしています。たとえば、伴走支援やガイドラインの作成を行ったり、導入がうまくいった自治体の活用例を横展開したりする予定です。
介護業界の書類手続きは電子申請・届出システムによって効率化へ
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